Para muitos, organizar o tempo com listas de tarefas é um assunto sério
Se a "iluminação espiritual através da lista de tarefas" existisse, este seria o estado de consciência que Elena Kupchik gostaria de atingir.
Ao começar uma lista, Kupchik, recém-nomeada diretora financeira da Associação de Jovens Mulheres Cristãs (YWCA, na sigla em inglês) em Delaware, nos Estados Unidos, diz que sua letra tem que ser uniforme e insiste em usar substantivos e verbos para descrever suas tarefas.
Se erra, ela não risca a página. Ela joga o pedaço de papel fora e começa tudo de novo.
De fato, parece um pouco exagerado para o que é uma simples lista, mas Kupchik não pode ser considerada uma pessoa comum quando se trata do assunto.
Para muitas pessoas, fazer listas de tarefas dá estrutura às demandas de tempo - sejam estas demandas autoimpostas ou relacionadas ao trabalho, a filhos, a companheiros ou a membros da família.
A maneira de registrar as pendências varia, mas os objetivos são geralmente os mesmos: obter uma visão geral, priorizar, não se esquecer de algo e limpar sua mente para se concentrar no momento presente.
"Criar listas me faz sentir mais seguro e preparado. Tenho a sensação de que vou esquecer alguma coisa. Eu não quero esquecer. Eu não quero ser alguém que não cumpre o que promete", diz Kupchik.
Especialistas em gestão do tempo, como David Allen, autor do livroGetting Things Done (Fazendo as coisas, em tradução livre), dizem que listas de tarefas eficazes são aquelas que ajudam a pessoa a se sentir segura de que ele está fazendo o que é certo naquele momento.
Nas sociedades que exaltam a ideia de que fazer mais significa viver mais, essa confiança pode ajudar as pessoas a desfrutar de seu tempo como gostam, ao invés de terem seu tempo controlado por forças externas.
A psicologia das listas
É claro que uma lista não é apenas uma lista e que algumas podem até causar ansiedade. Mas qual é o segredo de uma lista de tarefas útil?
"Sua lista de tarefas deve ser seu amigo e não seu juiz", disse Vanessa Bolton, que trabalha como consultora de gestão para a Stress Management Society, uma organização sem fins lucrativos que ajuda empresas e indivíduos a lidarem com estresse.
O primeiro passo para colocar ordem no caos geralmente é pôr tudo em um só lugar. Mas e depois? O que pode ser feito para organizar melhor as listas?
Especialistas dizem que elas devem curtas. Turker Sevil, CEO de uma empresa de consultoria com sede em Frankfurt, disse que fica satisfeita todos os dias ao marcar que uma tarefa da sua lista foi feita e que faz tarefas pequenas da lista só para sentir que está conseguindo.
No entanto, ela tem o cuidado de não incrementar a lista artificialmente só para ficar feliz por marcar mais os itens. "Eu prefiro uma lista curta mais do que tudo", disse.
Quando as listas são grandes demais
Michael Linenberger, autor do livro The One Minute To-Do List (A lista de pendências de um minuto, em tradução livre), propõe um método para gerenciar listas que ajuda as pessoas a reavaliarem suas prioridades e, assim, encurtá-las. É como diz o ditado: "Se tudo é prioridade, nada é prioridade."
É preciso focar no que deve ser feito hoje antes de sair do trabalho, diz Linenberger, e não apenas naquilo que seria bom fazer.
Um dos segredos para uma lista eficiente é saber estabelecer prioridades
As tarefas que você tem que fazer são os itens "essenciais". São as coisas que você "precisa absolutamente fazer agora", segundo o escritor. "Quando as coisas mais essenciais e importantes estão no topo da lista, você pode deixar as coisas pequenas para o final de modo que elas não te desconcentrem e nem te assustem."
O fato de que prestamos mais atenção aos e-mails que chegam no topo da caixa de entrada, mesmo quando eles são pouco importantes, é um exemplo simples de como acabamos trabalhando em coisas que não são tão importantes só porque elas aparecem diante de nossos olhos.
Linenberger recomenda classificar as coisas menos importantes como tarefas de "a hora é agora", que precisam ser feitas em algum momento nos próximos 10 dias ou tarefas "de longo prazo" - que podem ser feitas depois deste prazo de 10 dias ou têm um prazo longo o suficiente para que você não se preocupe tanto com elas.
O fator bem-estar
Para Andrea Wetzler de Toulouse, na França, listar tarefas é estabelecer limites. Quando seus filhos nasceram, ela continuou a trabalhar em tempo integral como consultora de gestão, mas percebeu que sua nova situação de vida era "desestabilizadora".
"Eu não tinha a estrutura das listas de tarefas do escritório quando corria de um lado para outro com fraldas."
Agora que ela se acostumou com o novo papel, mistura tarefas pessoais e profissionais em um caderno em que confia cegamente e folhea as páginas todos os dias com a missão de concluir as tarefas.
Talvez seja por isso que, para ter a sensação de bem-estar, Wetzler de vez em quando mude uma lista antiga. "Confesso que acrescento coisas na minha lista só para marcá-las como concluídas", diz.
Segundo Michael Linenberger, algumas pessoas acreditam que quando você marca um item na lista de coisas a fazer, o corpo libera uma dose de endorfinas - substâncias químicas ligadas à sensação de felicidade e euforia. É um grande alívio da culpa persistente relacionada às pendências e ao sentimento de que estamos decepcionando a nós mesmos e aos outros.
"Marcar um item como concluído tira um pouco da culpa e dá uma sensação que dura pouco, mas é deliciosa", disse Linenberger. "É quase como usar uma droga."
